Prosilec, ki želi pridobiti informacijo javnega značaja, mora ravnati skladno s postopkom, ki ga predvideva Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ). Zahtevo za dostop do informacije lahko prosilec poda ustno ali pisno, vendar mu ZDIJZ odreka pravno varstvo, če zahtevo vloži ustno.

Po vložitvi ustne zahteve organ odloči, ali bo zahtevi ugodil ali ne. Če odloči, da bo zahtevi ugodil, prosilcu nemudoma omogoči, da se seznani s vsebino zahtevane informacije tako, da jo da prosilcu na vpogled ali pa mu zagotovi njen prepis, fotokopijo ali elektronski zapis. V primeru, da prosilec zahteva, da se mu da informacija na vpogled, mu mora organ omogočiti vpogled na tak način, da ima prosilec dovolj časa, da se seznani s vsebino zahtevane informacije.

Če se prosilec odloči vložiti pisno zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, jo naslovi na tisti organ, za katerega meni, da razpolaga s to informacijo. Zahtevo lahko vloži tudi v elektronski obliki. Zahteva mora vsebovati (vzorec zahteve):

  • navedbo organa, ki se mu zahteva pošilja;
  • osebno ime ali firmo prosilca;
  • navedbo morebitnega zastopnika ali pooblaščenca;
  • naslov prosilca ali naslov zastopnika oziroma pooblaščenca.

Prosilec mora v zahtevi opredeliti informacijo, s katero se želi seznaniti, ter določiti, na kakšen način želi biti z informacijo seznanjen (npr. elektronski zapis, vpogled, fotokopijo ali prepis). V zahtevi prosilec ni dolžan navesti utemeljitve svoje zahteve, kar pomeni, da ni zavezan izkazovati pravnega ali kakršnega koli drugega interesa, niti ni dolžan navesti namena uporabe informacije, ki jo želi pridobiti. Predlog zakona v prvi obravnavi je predvideval zahtevo po izkazovanju pravnega interesa za dostop do informacije javnega značaja, vendar je bil pozneje ustrezno spremenjen. K tej spremembi predloga je v precejšni meri prispeval tudi odziv zainteresirane javnosti. Ko prosilec vloži nepopolno zahtevo, ga mora organ pozvati, naj jo v predvidenem roku dopolni. Če prosilec tega ne stori, organ zahtevo zavrže. Pri dopolnitvi zahteve zakon zagotavlja prosilcu ustrezno strokovno pomoč.

Glede na to, da prosilec sam presodi, kateri izmed organov razpolaga z informacijo, ki jo on želi, se lahko seveda zgodi, da se zmoti in vloži zahtevo pri organu, ki te informacije nima in mu je zato ta ne more posredovati. ZDIJZ to situacijo uredi tako, da zaveže organ, ki zahtevo prejeme, pa zanjo ni pristojen, da jo odstopi tistemu organu, ki z zahtevano informacijo razpolaga. O odstopu zahteve mora obvestiti prosilca.

Postopek z zahtevo vodi uradna oseba, ki jo določi organ, saj ZDIJZ obvezuje vse zavezance po tem zakonu, da imenujejo eno ali več uradnih oseb, ki bodo pristojne za posredovanje informacij javnega značaja. Prav tako pa daje možnost, da več organov skupaj določi eno ali več uradnih oseb, ki bo imela navedeno pristojnost za vse organe skupaj. Poudariti velja, da uradna oseba postopek samo vodi in ne odloča o zahtevi. Zakon pravi, da odloča organ, kar konkretneje pomeni, da odloča predstojnik organa. Mogoče je, da predstojnik organa s pooblastilom prenese pristojnost odločati o zahtevi za dostop do informacije javnega značaja na uradno osebo iz 9. člena. Le v takem primeru lahko ta pooblaščena oseba postopek z zadevo vodi in na koncu o njej tudi odloči.

Če organ zahtevi za dostop do informacije javnega značaja ugodi, o tem ne izdaja posebne upravne odločbe, ampak napravi le uradni zaznamek. Če pa zahtevo deloma ali v celoti zavrne, o tem izda pisno odločbo, katere sestavni del je tudi obrazložitev izreka in pravni pouk. Tako se prosilcu omogoči, da proti odločitvi organa vloži pravno sredstvo. Zakon vzpostavlja domnevo, da se zahteva šteje za zavrnjeno, če organ prosilcu ne omogoči dostopa v predvidenem roku (20, izjemoma 30 dni) ali če ne izda ali ne vroči odločbe o zavrnitvi zahteve.

Če organ prosilcu ugodi, mu mora nemudoma omogočiti dostop do želene informacije. Če je želena informacija varovana po Zakonu o avtorski in sorodnih pravicah, je mogoče izvesti dostop do informacije javnega značaja le tako, da se ta da prosilcu na vpogled.

Prosilec lahko pri vpogledu tudi ugotovi, da mu ni bila posredovana prava informacija, to je tista, ki jo je navedel v zahtevi za dostop. V takem primeru lahko zahteva od organa, da mu omogoči seznanitev z informacijo, ki jo je navedel v zahtevi. O tem mora organ odločiti nemudoma, najkasneje pa v roku 3 dni.

Zoper odločbo, s katero je organ zahtevo zavrnil, in zoper sklep, s katerim je organ zahtevo zavrgel, ima prosilec po ZDIJZ pravico do pritožbe. O pritožbi zoper navedena pravna akta odloča poseben organ, to je Pooblaščenec za dostop do informacij javnega značaja.